سجل الطلبات المقدمة للاعتماد في إكسل: المخططات والعينات والتأخير والمرونة

تأخر اعتماد عينة أو مخطط واحد قد يوقف أعمالًا كاملة، خصوصًا للبنود ذات التوريد الطويل كالمصاعد والمبردات والواجهات. والمشكلة أن الطلبات تتناثر بين رسائل البريد وأوراق الموقع، فلا يعرف أحد أيها تأخر وأيها يهدد البرنامج.

يجمع هذا الشيت كل الطلبات في سجل واحد: يحسب تاريخ الرد المستحق وأيام المراجعة الفعلية والتأخير، ثم يقارن موعد الرد المتوقع بموعد حاجة المادة بالموقع ومدة توريدها فيعطيك «المرونة» بالأيام وتنبيهًا ملونًا للمعرّض للخطر.

لمن هذا الشيت؟

• مهندسو التنفيذ والمكتب الفني
• منسقو الوثائق ومديرو المشاريع
• الاستشاريون عند متابعة المقاول
• مديرو المشتريات

ماذا يحتوي الشيت؟

• سجل 30 طلبًا بالنوع والمراجع وتاريخ التقديم وأيام المراجعة
• قائمة حالات قابلة للتعديل: لم يُقدَّم، قيد المراجعة، معتمد، يعدل ويعاد، مرفوض
• تاريخ الرد المستحق وأيام المراجعة الفعلية وتوقيت الرد
• موعد الحاجة بالموقع ومدة التوريد والمرونة والتنبيه
• بطاقات: الإجمالي ونسبة المعتمد والمتأخر والمعرّض للخطر ومتوسط المراجعة
• ملخص الحالات والأقرب للخطر
• تلوين ذكي ودليل استخدام

طريقة الاستخدام

1. اكتب تاريخ التقرير.
2. سجل كل طلب بنوعه ومراجعه وتاريخ تقديمه وأيام المراجعة المسموحة.
3. حدّث الحالة وتاريخ الرد عند وصوله.
4. اكتب موعد الحاجة ومدة التوريد لتظهر المرونة.

المعادلات المستخدمة

• الرد المستحق = تاريخ التقديم + أيام المراجعة
• أيام المراجعة الفعلية = تاريخ الرد (أو اليوم) − تاريخ التقديم
• الرد المتوقع = تاريخ الرد للمعتمد، وإلا الأكبر من المستحق واليوم
• المرونة = موعد الحاجة − مدة التوريد − الرد المتوقع
• التنبيه: خطر إذا المرونة < 0، وراقب إذا ≤ الحد

مثال محسوب من الشيت نفسه

14 طلبًا على مشروع مبنى: 4 معتمدة (28.6%) و3 تجاوزت موعد الرد.

• ثلاثة طلبات معرضة للخطر: الواجهة الألمنيوم واللوحات الكهربائية بمرونة −15 يومًا ونموذج الجدار الخارجي بمرونة −7.
• مبرد التكييف بمرونة صفر فيُراقب لأن توريده 90 يومًا.
• متوسط مراجعة المعاد 13 يومًا.

المرونة قبل التأخير

التأخير في المراجعة قد لا يضر لو كانت المادة مطلوبة بعد أشهر، والتأخير الصغير قد يضر كثيرًا لو التوريد طويل. المرونة تجمع الأمرين في رقم واحد بالأيام.

الطلبات غير المقدمة

الطلب الذي لم يُقدَّم يُحسب كأنه يقدَّم اليوم ويرد في أيام المراجعة المسموحة، فتعرف مبكرًا أي بنود يجب أن تقدمها هذا الأسبوع.

الحالات والنتائج

المعتمد والمعتمد بملاحظات يُغلقان في المتابعة، أما المرفوض ويعدل ويعاد فيبقيان مفتوحين ويحسبان للمرونة بتاريخ اليوم. غيّر أسماء الحالات من القائمة اليمنى بحسب عقدك.

اتفق على أيام المراجعة

العقود تحدد أيام المراجعة (غالبًا 7 إلى 21 يومًا). اكتبها لكل طلب ليظهر التأخر من جهة المراجع، ما يفيدك في المطالبة بتمديد الوقت.

نصائح للاستفادة الأفضل

• قدّم البنود طويلة التوريد أولًا.
• سجل رقم المراجعة عند كل إعادة تقديم.
• اجعل تاريخ الحاجة من برنامج التنفيذ.
• استخدم =TODAY() في تاريخ التقرير.

أسئلة شائعة

هل أستطيع إضافة نوع جديد؟

نعم، عدّل قائمة الأنواع في اليمين.

كيف أتعامل مع إعادة التقديم؟

حدّث تاريخ التقديم ورقم المراجعة وأعد الحالة إلى مقدّم.

ما معنى المرونة السالبة؟

أن الرد المتوقع سيجعل التوريد متأخرًا عن موعد الحاجة.

كم طلبًا يتسع؟

30 طلبًا في الصفحة.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

أداة متابعة؛ التواريخ والمدد تعتمد على بيانات مشروعك.