سجل مخاطر المشروع في إكسل: مصفوفة المخاطر والقيمة المتوقعة وخطة المعالجة

لا يخلو مشروع مقاولات من مخاطر: تأخر توريد، تغيير تصميم، أمطار، نزاع على أمر تغيير. لكن الفرق بين مشروع يتعثر وآخر ينجو أن الثاني سجّل مخاطره مبكرًا، وقدّر أثرها، وكلّف أحدًا بمعالجتها وحدد تاريخًا.

يعطيك هذا الشيت سجلًا جاهزًا لذلك: لكل خطر فئة ومسؤول واحتمال وأثر من 1 إلى 5، فيحسب الدرجة والتصنيف (منخفض إلى حرج) والقيمة المالية المتوقعة، ثم يرسم مصفوفة المخاطر المفتوحة ويعرض أعلى خمسة ويقارن القيمة قبل المعالجة وبعدها.

لمن هذا الشيت؟

• مديرو المشاريع ومهندسو التخطيط
• مهندسو الجودة والسلامة والعقود
• مقاولو الباطن والشركات الصغيرة
• ملاك المشاريع الذين يراجعون مخاطر مقاوليهم

ماذا يحتوي الشيت؟

• سجل 25 خطرًا بالفئة والمسؤول والاحتمال والأثر والاستجابة
• حدود تصنيف قابلة للتعديل ونسب احتمال لكل مستوى
• الدرجة والتصنيف الملون والقيمة المتوقعة لكل خطر
• مصفوفة 5×5 بعدد المخاطر المفتوحة في كل خلية
• أعلى خمسة مخاطر مفتوحة وإجراء معالجة كل منها
• تقييم متبقٍ بعد المعالجة وقيمة متبقية
• تنبيه لتاريخ الإجراء المتأخر ورمادي للمخاطر المغلقة ودليل

طريقة الاستخدام

1. اكتب تاريخ التقرير وحدود الدرجات.
2. سجّل كل خطر بوصفه وفئته ومسؤوله واحتماله وأثره.
3. اكتب الأثر المالي المقدّر وإجراء المعالجة وتاريخه.
4. أعد التقييم بعد المعالجة وراقب المصفوفة والقيمة المتبقية.

المعادلات المستخدمة

• الدرجة = الاحتمال × الأثر
• التصنيف: منخفض ≤ 4 ثم متوسط ≤ 9 ثم مرتفع ≤ 15 وما فوقه حرج
• القيمة المتوقعة = الأثر المالي × احتمال المستوى (10% إلى 90%)
• القيمة المتبقية = الأثر المالي × احتمال ما بعد المعالجة
• احتياطي المخاطر المقترح = مجموع القيمة المتوقعة للمخاطر المفتوحة

مثال محسوب من الشيت نفسه

12 خطرًا في مشروع فلل، 11 منها مفتوحة و7 مرتفعة أو حرجة.

• أعلى خطرين حرجان بدرجة 16: ارتفاع الحديد وتأخره (احتمال 4 وأثر 4) وتغييرات المالك للمخططات.
• القيمة المتوقعة للمخاطر المفتوحة 321,000 ريال، وبعد تنفيذ إجراءات المعالجة تنخفض إلى 183,000 ريال.
• يوحي ذلك باحتياطي مخاطر نحو 183 إلى 321 ألف ريال بحسب نجاح المعالجة، أي 4 إلى 7% من قيمة مشروع بخمسة ملايين.

لماذا القيمة المتوقعة؟

الدرجة 16 لا تخبرك كم تخصص من الميزانية. أما القيمة المتوقعة فتضرب الأثر المالي في الاحتمال، فتعطيك مبلغًا يمكن مقارنته بالاحتياطي. وهي مؤشر وليست ضمانًا، لأن الخطر الواحد إما يقع بكامل أثره أو لا يقع.

المصفوفة

كل خلية تعدّ المخاطر المفتوحة عند هذا الاحتمال والأثر، ولونها يتبع الحدود التي تضعها. الخلايا الحمراء أعلى يمين المصفوفة هي أولويتك الأولى. وعند إغلاق خطر يخرج من العد تلقائيًا.

الاستجابة للخطر

أربع استجابات معروفة: تجنب بتغيير الخطة، وتخفيف بتقليل الاحتمال أو الأثر، ونقل لطرف آخر كالتأمين أو المقاول، وقبول بوعي مع احتياطي. اختر الاستجابة من القائمة واكتب إجراءً محددًا ومسؤولًا وتاريخًا.

التقييم المتبقي

بعد تنفيذ الإجراء يتغير الاحتمال أو الأثر، فسجّلهما في الأعمدة المتبقية لترى فعالية خطتك. إن بقيت الدرجة كما هي فالإجراء غير فعّال أو لم يُنفَّذ.

نصائح للاستفادة الأفضل

• راجع السجل في اجتماع المشروع الأسبوعي.
• اكتب الخطر كحدث محدد لا كشعور عام.
• اربط كل خطر مرتفع بمسؤول واحد.
• أغلق الخطر عند زوال سببه ولا تحذفه.

أسئلة شائعة

هل أستطيع تعديل نسب الاحتمال؟

نعم، في القائمة اليمنى لكل مستوى من 1 إلى 5.

كم خطرًا يتسع؟

25 خطرًا في الصفحة الواحدة.

هل القيمة المتوقعة دقيقة؟

مؤشر تقريبي لتقدير الاحتياطي لا ضمان.

هل يصلح لمشاريع غير الإنشاءات؟

نعم بتغيير الفئات في القائمة.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

أداة إدارة مخاطر مبسطة؛ التقديرات المالية أمثلة قابلة للتعديل.