قائمة العيوب والملاحظات في إكسل: متابعة الإغلاق وجاهزية التسليم

آخر أسبوعين قبل التسليم يكونان في الغالب معركة مع الملاحظات: تشققات وتسريبات وأقفال، متفرقة بين صور هاتف وملفات وأوراق. ولا يعرف أحد كم بقي ومن المسؤول وهل يمكن التسليم.

يجمع هذا الشيت كل الملاحظات في قائمة: لكل ملاحظة موقع وتخصص وأولوية ومسؤول، ويحسب موعد الإغلاق تلقائيًا من أولويتها، ثم يعرض نسبة الإغلاق والمتأخر وحالة كل مقاول، ويقرر بوضوح هل المشروع جاهز للتسليم.

لمن هذا الشيت؟

• مديرو المشاريع ومهندسو الاستلام
• المقاولون الرئيسيون ومقاولو الباطن
• ملاك الفلل والمباني عند الاستلام
• الاستشاريون والمشرفون

ماذا يحتوي الشيت؟

• قائمة 60 ملاحظة بالموقع والتخصص والوصف والأولوية والمسؤول
• جدول أيام الإغلاق لكل أولوية قابل للتعديل
• الموعد والعمر والتأخير يحسب تلقائيًا
• بطاقات: الإجمالي ونسبة الإغلاق والمفتوح والمتأخر
• حكم جاهزية التسليم بالعدد المفتوح وأولوية عالية
• جدول لكل مسؤول بالمفتوح والمتأخر ونسبة الإغلاق
• مخطط حسب التخصص وأقدم ملاحظة ودليل

طريقة الاستخدام

1. اكتب تاريخ التقرير وأقصى عدد مفتوح للتسليم.
2. سجّل كل ملاحظة بموقعها وتخصصها ووصفها وأولويتها ومسؤولها.
3. حدّث الحالة وتاريخ الإغلاق.
4. اقرأ حكم الجاهزية وجدول المقاولين.

المعادلات المستخدمة

• الموعد = تاريخ التسجيل + أيام أولوية الملاحظة
• العمر = (تاريخ الإغلاق أو اليوم) − تاريخ التسجيل
• متأخر إذا الموعد < اليوم والحالة غير مغلقة
• نسبة الإغلاق = المغلقة ÷ الإجمالي
• جاهز = لا مفتوح عالٍ والمفتوح ≤ الحد

مثال محسوب من الشيت نفسه

15 ملاحظة في ثلاث فلل: 5 مغلقة (33%) و10 مفتوحة و4 متأخرة.

• مفتوحتان بأولوية عالية (تسرب خلاط وملاحظة جاهزة للفحص)، فالحكم: غير جاهز.
• مقاول التشطيبات الأول عليه 5 مفتوحة وأكثرها، والسباكة الوطنية لديها ملاحظتان متأخرتان.
• متوسط عمر المفتوح 6.9 أيام وأقدم ملاحظة 15 يومًا.

الأولوية تحدد الموعد

تسريب مياه يجب إغلاقه خلال 3 أيام، وخدش دهان خلال 14 يومًا. جدول الأيام يربط كل أولوية بمهلة، فلا تحتاج لكتابة موعد كل ملاحظة، ويظهر المتأخر تلقائيًا.

جاهزية التسليم

شرط الجاهزية في الشيت أن لا تبقى ملاحظة عالية الأولوية مفتوحة، وألا يزيد عدد المفتوح على الحد الذي تحدده (مثلًا 5). يمكنك تغيير الحد بحسب عقدك.

المسؤول

جدول المقاولين يريك من يعطّل التسليم: إجمالي ما سُجّل عليه وكم بقي مفتوحًا وكم تأخر. يفيدك في مراجعة المستخلصات والمحتجز.

التوثيق

اكتب الوصف بدقة وقرنه بالموقع. وإن استخدمت صورًا فاكتب رقمها في الوصف لتجدها بسرعة.

نصائح للاستفادة الأفضل

• ابدأ الجولة من الدور العلوي إلى الأسفل.
• سجّل الملاحظة في الموقع وقت اكتشافها.
• لا تُغلق ملاحظة قبل فحصها.
• أرسل جدول المسؤولين لكل مقاول أسبوعيًا.

أسئلة شائعة

كم ملاحظة يتسع؟

60 ملاحظة في الصفحة.

هل أستطيع تغيير أيام الأولوية؟

نعم من القائمة اليمنى.

كيف أغلق ملاحظة؟

اختر الحالة مغلق واكتب تاريخ الإغلاق.

هل يصلح للمباني الكبيرة؟

نعم، بنسخة لكل مبنى أو دور.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

أداة متابعة؛ المهل والحدود أمثلة قابلة للتعديل.