متتبع التوظيف في إكسل: قمع المرشحين ومصادر الاستقطاب ومدة التعيين

التوظيف يضيع في البريد وجداول متفرقة: لا تعرف كم مرشحًا بقي في المقابلة، ولا لماذا تأخرت وظيفة المبيعات، ولا أي مصدر يجلب الأفضل. وكل أسبوع تأخير في شغل وظيفة يكلفك إنتاجية أو مبيعات.

يعطيك هذا الشيت لوحة واحدة: تسجّل المرشح مرة بوظيفته ومصدره ومرحلته، فيرسم القمع من التقديم حتى التعيين ويعرض التحويل بين كل مرحلة وأخرى، ويحسب مدة التعيين وقبول العروض ويصنف كل وظيفة: مكتملة أو على المسار أو متأخرة.

لمن هذا الشيت؟

• مسؤولو التوظيف في الشركات الصغيرة والمتوسطة
• أصحاب الأعمال الذين يوظفون بأنفسهم
• مكاتب الاستقدام والتوظيف
• مديرو الأقسام الذين يتابعون وظائفهم الشاغرة

ماذا يحتوي الشيت؟

• ورقة مرشحين لمئة وعشرين سجلًا بقوائم منسدلة
• قمع من ست مراحل: تقديم وفرز ومقابلة وتقييم فني وعرض وتعيين
• جدول وظائف بالمطلوب والمتقدمين والمعيّنين والحالة
• فعالية مصادر الاستقطاب ونسبة التعيين لكل مصدر
• مدة التعيين ونسبة قبول العروض ومتوسط تقييم المقابلة
• رسمان للقمع وللمصادر

طريقة الاستخدام

1. أدخل وظائفك وعدد الشواغر وموعد الإغلاق.
2. سجّل كل مرشح بوظيفته ومصدره وتاريخ تقديمه.
3. حدّث المرحلة مع كل خطوة؛ وللمرفوض اختر آخر مرحلة وصل إليها.
4. راجع الوظائف المتأخرة وأفضل المصادر.

المعادلات المستخدمة

• وصلوا إلى مرحلة = عدد من بلغ المرحلة أو تجاوزها
• تحويل المرحلة = وصلوا ÷ وصلوا في المرحلة السابقة
• مدة التعيين = تاريخ الإغلاق − تاريخ التقديم
• قبول العروض = المعيّنون ÷ (المعيّنون + المنسحبون بعد العرض)

مثال محسوب من الشيت نفسه

أربعون متقدمًا وخمسة معيّنون وسبعة وصلوا إلى مرحلة العرض.

• القمع: 40 ثم 30 ثم 21 ثم 11 ثم 7 ثم 5، أي 12% من المتقدمين.
• متوسط مدة التعيين 28 يومًا ومتوسط تقييم المقابلة 3.5.
• وظيفة مندوب المبيعات متأخرة: موعد إغلاقها بعد خمسة أيام ولم يُشغل منها إلا واحد من اثنين.
• خمسة شواغر ما زالت مفتوحة وسبعة عشر مرشحًا نشطًا.

قراءة القمع

القمع يريك أين تتسرب المواهب. إن كان تحويل الفرز إلى المقابلة 70% والمقابلة إلى التقييم 52%، فالمقابلات تستبعد النصف تقريبًا، فراجع معايير الفرز كي لا تضيع مقابلات على من لا يناسب.

أي مصدر يستحق الإنفاق

مصدر يأتيك بمئة سيرة ولا يعيّن منها أحدًا أقل قيمة من مصدر يأتيك بخمسة وتعيّن اثنين. نسبة التعيين لكل مصدر تدلك أين توجه إعلاناتك ورسوم المكاتب.

مدة التعيين

كل يوم تبقى فيه الوظيفة شاغرة يكلفك. تقيس المدة من تقديم المرشح إلى إغلاق ملفه، ويمكنك مقارنتها بين الوظائف لمعرفة أبطأ خطوة، عادة جدولة المقابلات أو اعتماد العرض.

قبول العروض

إن رفض كثيرون عروضك فالمشكلة غالبًا في الراتب أو التأخر في إرسال العرض. نسبة القبول مؤشر مبكر يستحق المراجعة قبل أن تخسر مرشحًا جيدًا.

نصائح للاستفادة الأفضل

• ارفض مرشحًا بوضوح بدل تجاهله.
• سجّل التقييم بعد المقابلة مباشرة.
• أرسل العرض خلال 48 ساعة من القرار.
• اسأل المرشح عن مصدره دائمًا.

أسئلة شائعة

كم مرشحًا يتسع؟

مئة وعشرون سجلًا، ويمكن التوسع بنسخ الصفوف.

هل أضيف مراحل؟

المراحل ثابتة في الحساب؛ استخدم التقييم الفني لأي مرحلة إضافية.

كيف أسجل من رفض العرض؟

اجعل مرحلته منسحب وآخر مرحلة عرض وظيفي.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

الأرقام توضيحية، ولا تحفظ بيانات المرشحين الحساسة في ملف مشترك دون حماية.