شيت إدارة المخزون في إكسل: الرصيد ونقطة إعادة الطلب والمخزون الراكد وتصنيف ABC

أغلب الخسائر في المتاجر الصغيرة لا تأتي من البيع بل من المخزون: صنف نفد فخسرت عملاءه، وصنف آخر ركد في الرف سنة كاملة وتجمّد فيه المال. المشكلة أن صاحب المتجر يعتمد على الذاكرة أو على جرد متقطع، فيكتشف النقص بعد فوات الأوان.

يحوّل هذا الشيت سجل الحركة البسيط إلى لوحة قرار: تسجّل كل عملية وارد أو صادر في ورقة الحركة، فيحسب لكل صنف الرصيد الحالي ومتوسط البيع اليومي ونقطة إعادة الطلب والكمية التي يجب شراؤها الآن، ويكشف الأصناف الراكدة التي لم تُبع منذ مدة ويصنف الأصناف إلى A وB وC بحسب قيمتها.

لمن هذا الشيت؟

• أصحاب المتاجر ومحلات الجملة والتجزئة
• مسؤولو المستودعات والمشتريات
• مقاولو الكهرباء والصيانة الذين يحتفظون بمخزون مواد
• من يريد جردًا سريعًا بدل الجرد اليدوي الطويل

ماذا يحتوي الشيت؟

• ورقة حركة المخزون بالتاريخ والصنف والنوع والكمية والمرجع
• ورقة رئيسية لكل صنف: الرصيد ومتوسط البيع وأيام التغطية والحالة
• نقطة إعادة الطلب والكمية المقترحة وتكلفة أمر الشراء
• مؤشرات: قيمة المخزون بالتكلفة وبسعر البيع والأصناف النافدة والراكدة
• تصنيف ABC وهامش الربح لكل صنف
• إعدادات قابلة للتعديل: نافذة المبيعات وأيام الركود وأيام التغطية

طريقة الاستخدام

1. اكتب تاريخ التقرير ومدة نافذة حساب المبيعات وأيام الركود.
2. أدخل أصنافك مع الكود والتكلفة والسعر والرصيد الافتتاحي ومدة التوريد ومخزون الأمان.
3. سجّل كل وارد وصادر في ورقة الحركة بتاريخه.
4. راجع الأصناف الحمراء ونفّذ أمر الشراء المقترح.

المعادلات المستخدمة

• الرصيد = الافتتاحي + الوارد − الصادر
• متوسط البيع اليومي = صادر نافذة المبيعات ÷ عدد أيام النافذة
• نقطة إعادة الطلب = متوسط البيع × مدة التوريد + مخزون الأمان
• الكمية المقترحة = متوسط البيع × (مدة التوريد + أيام التغطية) + الأمان − الرصيد
• قيمة المخزون = الرصيد × التكلفة

مثال محسوب من الشيت نفسه

قيمة المخزون بسعر التكلفة 38,211.20 ريالًا وبسعر البيع 57,582 ريالًا.

• قاطع 32 أمبير نفد تمامًا والشيت يقترح شراء 76 قطعة.
• لوحة LED 18 وات رصيدها 15 قطعة وهي دون نقطة إعادة الطلب (86) فيقترح شراء 148.
• مفتاح الإضاءة الخافت لم يُبع في الفترة وقيمته الراكدة 1,040 ريالًا.
• تكلفة أوامر الشراء المقترحة مجتمعة 3,364 ريالًا.

لماذا نقطة إعادة الطلب وليس الحدس

نقطة إعادة الطلب هي الرصيد الذي إذا وصلت إليه يجب أن تطلب فورًا. تعتمد على سرعة بيع الصنف ومدة وصول الطلب. صنف يباع 3 قطع يوميًا ويصل خلال 10 أيام يحتاج 30 قطعة فقط لتغطية فترة الانتظار، ثم تضيف مخزون أمان لمواجهة تذبذب الطلب أو تأخر المورد.

بهذه الطريقة يختلف الحد من صنف لآخر بدل رقم ثابت لكل شيء، فلا تُحجز أموالك في أصناف بطيئة ولا تنفد الأصناف السريعة.

المخزون الراكد

الصنف الراكد هو ما لم يُبع خلال عدد الأيام الذي حددته. قيمته مال متجمد وقد يتقادم أو يتلف. يعرض الشيت قيمة الراكد كمؤشر مستقل لتقرر: تخفيض سعر أم باقة عروض أم إرجاع للمورد.

تصنيف ABC

تقاس أهمية الصنف بقيمة مخزونه. الفئة A تمثل أول 80% من القيمة وهي القليلة التي تستحق مراقبة أسبوعية، والفئة B حتى 95%، والباقي C يكفيه مراجعة شهرية. بهذا تركز جهدك حيث المال.

الحركة هي مصدر الحقيقة

لا تعدّل الرصيد يدويًا أبدًا؛ سجّل حركة تصحيح إن وجدت فرقًا في الجرد. هكذا يبقى لكل رقم أثر قابل للمراجعة.

نصائح للاستفادة الأفضل

• اجعل تسجيل الحركة عادة يومية قصيرة.
• اجرد الأصناف A شهريًا والباقي كل ثلاثة أشهر.
• ارفع مخزون الأمان للأصناف التي يتأخر موردها.
• لا تشترِ الكمية المقترحة قبل مراجعة موسمية الطلب.

أسئلة شائعة

كم صنفًا يتسع له الشيت؟

يتسع لعشرات الأصناف، ويمكن توسيع النطاق بنسخ صف الصنف إلى أسفل.

هل يدعم عدة مستودعات؟

النسخة الحالية لمستودع واحد؛ لتتبع مستودعين استخدم ملفًا لكل مستودع.

كيف أتعامل مع المرتجعات؟

سجّلها كوارد بمرجع واضح أو كصادر سالب حسب سياستك.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

الأرقام توضيحية وتتغير بحسب بياناتك، والكميات المقترحة للاسترشاد.