شيت متابعة ديون العملاء في إكسل: أعمار الديون والمتأخرات وخطة التحصيل

البيع بالآجل يرفع المبيعات لكنه يحبس السيولة. كثير من المنشآت الصغيرة تحقق أرباحًا على الورق وتعاني من نقص النقد لأن المال عند العملاء. ولا تتحصل الديون القديمة لأن أحدًا لا يراها مرتبة بحسب العمر.

يعطيك هذا الشيت صورة واضحة: كم لك عند الناس، وكم منه تجاوز موعده، وأي عميل يستحق اتصالًا اليوم. تسجّل الفواتير والدفعات فقط، ويتولى الشيت حساب العمر والتصنيف وترتيب أكبر المدينين.

لمن هذا الشيت؟

• أصحاب المنشآت التي تبيع بالآجل
• المحاسبون ومسؤولو التحصيل
• المقاولون ومقدمو الخدمات الذين تتأخر مستخلصاتهم
• الورش والمتاجر التي تتعامل بالدفعات

ماذا يحتوي الشيت؟

• سجل الفواتير بتاريخ الاستحقاق والمبلغ والمدفوع
• أعمار الديون: غير مستحق و1–30 و31–60 و61–90 وأكثر من 90
• أكبر خمسة مدينين مرتبين تلقائيًا
• قائمة من تتصل به اليوم
• متوسط فترة التحصيل DSO وأقدم دين
• ملخص لكل عميل مع الجوال والرصيد والمتأخر

طريقة الاستخدام

1. اكتب تاريخ التقرير والمبيعات الآجلة السنوية.
2. سجّل كل فاتورة آجلة بتاريخها وموعد استحقاقها.
3. سجّل كل دفعة تصل على الفاتورة المقابلة.
4. اتصل بالعملاء في قائمة اليوم وابدأ بالأقدم والأكبر.

المعادلات المستخدمة

• المتبقي = المبلغ − المدفوع
• عمر التأخر = تاريخ التقرير − تاريخ الاستحقاق
• نسبة المتأخر = المتأخر ÷ إجمالي المستحق
• DSO = إجمالي المستحق ÷ المبيعات الآجلة السنوية × 365

مثال محسوب من الشيت نفسه

إجمالي المستحق 343,150 ريالًا منها 134,150 متأخرة بنسبة 39.1%.

• متوسط فترة التحصيل 104.4 يومًا، وأقدم دين عمره 100 يوم.
• أكبر مدين رصيده 78,200 ريال متأخر منها 26,200.
• ثلاثة عملاء في قائمة الاتصال اليوم.

أعمار الديون

كلما قدم الدين قلّ احتمال تحصيله. لذلك تُقسّم الذمم إلى فترات عمرية، وتظهر الشرائح الأقدم بلون أحمر لتنتبه لها قبل أن تتحول إلى ديون معدومة. الدين الذي مرّ عليه تسعون يومًا يستدعي مكالمة ثم رسالة رسمية.

متوسط فترة التحصيل

يقيس DSO كم يومًا تنتظر في المتوسط حتى تستلم ثمن بيعك. إن كانت شروطك 30 يومًا وDSO عندك 104 فمعنى ذلك أن التحصيل يتأخر كثيرًا عن الاتفاق، وأن رأس مالك العامل يموّل عملاءك.

كيف تحصّل بلا خسارة العميل

ابدأ بتذكير ودود قبل الاستحقاق، ثم اتصال في أول يوم تأخر، ثم خطة سداد مكتوبة. ويمكن الاتفاق على غرامة تأخير شهرية تُسجَّل في الإعدادات إن كانت ضمن عقدك.

نصائح للاستفادة الأفضل

• أرسل كشف حساب شهريًا لكل عميل.
• حدّد سقف ائتمان لكل عميل.
• اربط سقف الائتمان بسجل سداده.
• سجّل الدفعة في يوم وصولها.

أسئلة شائعة

هل يحسب غرامات التأخير؟

يوجد إدخال لنسبة الغرامة الشهرية إن اتفقت عليها، وتبقى صفرًا افتراضيًا.

هل أستطيع تسجيل دفعة جزئية؟

نعم، تُسجَّل في خانة المدفوع لتتناقص الفاتورة تلقائيًا.

هل هو بديل للمحاسبة؟

لا، هو أداة متابعة وتحصيل تكمّل نظامك المحاسبي.

حمّل الشيت

اضغط زر التحميل في أعلى الصفحة لتحصل على ملف إكسل جاهز، فيه دليل استخدام كامل، وخلايا الإدخال باللون الأصفر، والمعادلات محمية من المسح بالخطأ. والشيت متوفر أيضًا بالنسخة الإنجليزية من زر تبديل اللغة.

أرقام توضيحية، والغرامات تخضع لما اتفقت عليه مع عميلك قانونًا.